Autoresponder (fax-on-demand hay mailbots) được gọi là hộp thư tự động trả lời. Đây là một công cụ marketing hiệu quả, đã được chứng minh rằng rất thành công trong thời gian vừa qua; Là giải pháp dễ nhất mà bạn có thể ứng dụng để tự động hoá quá trình giao dịch, bán hàng. Về cơ bản, đó là một địa chỉ email được cài đặt thay thế bạn trả lời từng bức thư, trả lời những câu hỏi về dịch vụ và sản phẩm của bạn, gửi những bức thư chào hàng, xác nhận đơn đặt hàng và thư cảm ơn…
1. Khái niệm: Autoresponder là gì?
Autoresponder (fax-on-demand hay mailbots) được gọi là hộp thư tự động trả lời. Đây là một công cụ marketing hiệu quả, đã được chứng minh rằng rất thành công trong thời gian vừa qua; Là giải pháp dễ nhất mà bạn có thể ứng dụng để tự động hoá quá trình giao dịch, bán hàng. Về cơ bản, đó là một địa chỉ email được cài đặt thay thế bạn trả lời từng bức thư, trả lời những câu hỏi về dịch vụ và sản phẩm của bạn, gửi những bức thư chào hàng, xác nhận đơn đặt hàng và thư cảm ơn… Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm quỹ thời gian quý báu của mình cho những công việc khác mà bạn thực sự phải quan tâm đến.
Cũng có thể diễn đạt theo một cách khác, autoresponder là những chương trình thư điện tử tự động trả lời bất kỳ một bức thư nào được gửi đến với những câu trả lời đã được soạn thảo trước. Bạn có thể tạo dựng một hoặc nhiều hộp thư tự động trả lời. Điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Vấn đề quan trọng là bạn làm như thế nào để khách hàng tiềm năng của bạn sẽ có được thông tin về sản phẩm và dịch vụ của bạn bất kể lúc nào, 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần mà không cần chờ đợi bất kỳ sự can thiệp của ai.
Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, các hộp thư tự động trả lời còn là một công cụ marketing trực tuyến hiệu quả. Như chúng ta đã biết, phần lớn những người lướt qua mạng Internet đều muốn có thông tin nhanh, họ không muốn đợi vài ngày hay thậm chí vài giờ để đến lượt được bạn trả lời thư. Họ luôn có thói quen đợi trong vài giây để được trả lời từ phần lớn những công ty hoạt động trực tuyến thực thụ. Vì vậy, hộp thư tự động trả lời là một giải pháp tốt nhất để thoả mãn nhu cầu của các khách hàng trực tuyến và điều quan trọng là xây dựng được uy tín và hình ảnh đẹp về công ty bạn trong tâm trí của khách hàng.
2. Các đặc tính của Autoresponders
Chi phí: Chúng ta hoàn toàn có thể được sử dụng miễn phí các hộp thư tự động trả lời từ những nhà cung cấp dịch vụ máy chủ cho website của chúng ta, hay từ các công ty chuyên cung cấp miễn phí các hộp thư tự động trả lời (đổi lại, bạn phải đồng ý đưa quảng cáo của họ vào phía dưới của mỗi bức thư tự động trả lời). Ngược lại, nếu bạn đang phải trả một khoản phí nhất định cho việc sử dụng các hộp thư tự động trả lời, các khoản phí chính mà bạn phải trả sẽ bao gồm:
- Phí tạo lập hộp thư
- Phí duy trì hàng tháng
- Một khoản phí nhất định khi thay đổi nội dung của hộp thư tự động trả lời
Số lượng các thông điệp được gửi đi. Ví dụ, bạn muốn có 10 bức thông điệp được gửi đi - mỗi một bức thông điệp sẽ dành cho một trong số 10 sản phẩm của bạn. Mỗi một bức thông điệp sẽ tương ứng với một hộp thư tự động trả lời và sẽ có những địa chỉ email riêng, ví dụ: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.; This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.; ...
Số lượng thư trả lời. Sự lựa chọn của bạn có thể là:
- Không hạn chế: Một vài nhà cung cấp thường tính một khoản phí chung nhất định, không dựa vào số lượng người yêu cầu những bức thư tự động trả lời.
- Hạn chế số lượng trả lời: Một số nhà cung cấp tính phí chung với một số lượng giới hạn nhất định (ví dụ: 20.000 thư), nếu vượt quá giới hạn đó bạn sẽ phải trả thêm phí.
Độ lớn của bức thông điệp. Bạn có hai lựa chọn:
- Không giới hạn: Bức thư của bạn có thể là 100 K hoặc hơn thế nữa.
- Có giới hạn: Bức thư của bạn có thể sẽ bị giới hạn dưới mức 20 K hoặc thấp hơn.
Dễ sử dụng: Bạn có thể dễ dàng tạo ra một bức thư mới và thay đổi các bức thư đang tồn tại bằng các câu lệnh đơn giản - hay bằng cách gửi email yêu cầu đến nhà cung cấp dịch vụ hộp thư tự động trả lời của bạn.
Hỗ trợ kỹ thuật: Thông qua email hoặc điện thoại. Trả lời nhanh. 24/7?
Các bản ghi: Có các bản ghi thường lưu tất cả những địa chỉ email của những người đã yêu cầu những bức thư tự động trả lời của bạn (vì vậy, bạn cũng có thể gửi những bức thư tiếp theo đến những người này.)
Sự xác nhận nội dung thư: Một số nhà cung cấp dịch vụ thư tự động trả lời muốn được xác nhận lại những nội dung của bạn trước khi đưa vào trong thư gửi đi. (Bởi vì, họ cũng muốn chắc chắn rằng nội dung thư của bạn không chứa những lời phỉ báng, hay sự vi phạm bản quyền…)