Chúng ta chỉ có thể trả lời với một khối lượng thông tin nhất định. Tuy nhiên, những hộp thư tự động trả lời vẫn là con đường đơn giản nhất để gửi những bức thông điệp đến khách hàng; và sau đó, để có nhiều thông tin cụ thể và chi tiết hơn, họ có thể trực tiếp tìm kiếm tại trang web của chúng ta hay liên hệ trực tiếp qua điện thoại, gửi thư qua đường bưu điện
1. Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng autoresponders
1.1. Thuận lợi:
- Hộp thư tự động trả lời cho phép chúng ta có thể gửi thông tin đến người khác bằng email mà không cần phải truy cập vào mạng Web.
- Một hộp thư tự động trả lời cho phép chúng ta có thể trả lời nhanh những câu hỏi từ phía khách hàng hay các đối tác (trước khi họ quyết định không quan tâm đến nữa). Hơn nữa, nếu một ai đó gửi yêu cầu đến chúng ta qua email một cách thường xuyên, chúng ta sẽ không thể trả lời ngay lập tức được (Bởi vì đôi lúc chúng ta còn phải nghỉ ngơi, thư giãn.) Tuy nhiên, một hộp thư tự động trả lời có thể trả lời 24/7 và thậm chí những câu trả lời thường được gửi đến người nhận chỉ trong vòng vài giây.
- Sẽ tiện lợi hơn cho khách hàng của chúng ta khi họ nhấn chuột vào những đường link email của hộp thư tự động trả lời hơn là nhấn chuột vào đường link URL, và sau đó phải đi dạo quanh website để tìm kiếm những thông tin mà họ cần.
- Các hộp thư tự động trả lời có thể được sử dụng cho nhiều loại yêu cầu: gửi thông tin, xác nhận đơn đặt hàng, thư cảm ơn, thư xác nhận và cảm ơn khách hàng (ví dụ: chúng tôi đã nhận được email của bạn, và chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi của bạn trong 1 giờ đồng hồ… )
1.2. Khó khăn:
Chúng ta chỉ có thể trả lời với một khối lượng thông tin nhất định. Tuy nhiên, những hộp thư tự động trả lời vẫn là con đường đơn giản nhất để gửi những bức thông điệp đến khách hàng; và sau đó, để có nhiều thông tin cụ thể và chi tiết hơn, họ có thể trực tiếp tìm kiếm tại trang web của chúng ta hay liên hệ trực tiếp qua điện thoại, gửi thư qua đường bưu điện.
2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ autoresponders
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hộp thư tự động trả lời. Và nhìn chung, bạn có thể sử dụng dịch vụ này theo hai xu hướng: tính phí dịch vụ hoặc sử dụng miễn phí. Trong trường hợp sử dụng miễn phí, thông thường các nhà cung cấp dịch vụ thường yêu cầu một vị trí đặt quảng cáo nhỏ trong các bức thông điệp của bạn. Kích cỡ và vị trí đặt quảng cáo hoàn toàn phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ cũng như sự thương lượng giữa bạn và nhà cung cấp. Việc quyết định sử dụng dịch vụ nào là phụ thuộc vào nhu cầu và nguồn ngân sách của bạn, điều quan trọng là bạn không nên nhìn nhận sai lệch về chất lượng của những dịch vụ miễn phí.
Để có được một dịch vụ hộp thư trả lời tự động tốt, điều mà bạn nên quan tâm khi lựa chọn các nhà cung cấp đó là: số lượng hộp thư mà bạn được miễn phí; tên của hộp thư đó là gì? Tốt nhất là bạn nên thương lượng để có một tên riêng - liên quan đến sản phẩm hay hoạt động kinh doanh của bạn. Một điều quan trọng khác mà bạn cần phải lưu ý là liệu bạn có nhận được những thông báo về những khách hàng được cung cấp thông tin từ hộp thư tự động trả lời của nhà cung cấp hay không? Điều này là hoàn toàn quan trọng bởi bạn cũng cần phải cập nhật và giải quyết những yêu cầu đặc biệt mà khách hàng gửi đến. Ngoài ra, bạn cũng cần phải quan tâm đến độ lớn của bức thư mà bạn được phép gửi và khả năng thiết lập một hay nhiều bức thư tiếp theo tự động gửi đến những địa chỉ đã từng có yêu cầu bởi vì cũng như khi xem một quảng cáo, khách hàng bao giờ cũng xem lại nhiều lần trước khi đưa ra quyết định mua hàng.
3. Mười lời khuyên cho việc sử dụng autoresponders trong công việc kinh doanh của bạn.
- Soạn thảo danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ) và đưa vào giới thiệu trong hộp thư tự động trả lời.
- Tổ chức một khoá học đào tạo về thư điện tử và cung cấp chương trình đó qua hộp thư tự động trả lời. Tăng cường các mối quan hệ giữa bạn và các khách hàng tiềm năng trong suốt thời gian của khoá học.
- Giới thiệu các bản tin, ấn phẩm hay các tạp chí điện tử của bạn trong những hộp thư tự động trả lời. Và tốt nhất là hãy tạo các đường link đến các bản tin, ấn phẩm đã xuất bản để người đăng ký "tiềm năng" có thể đọc và tham khảo trước khi quyết định đăng ký nhận tin.
- Xây dựng các thông tin về sản phẩm, dịch vụ của bạn và giới thiệu chúng trong các hộp thư tự động trả lời. Bạn cũng có thể gửi kèm theo những bảng giá được cập nhật và thông tin chi tiết về mỗi một sản phẩm và dịch vụ của bạn.
- Tạo ra một bảng các thông tin quảng cáo của bạn và hãy để cho nó luôn sẵn có trong autoresponder. Những nhà quảng cáo tiềm năng của bạn có thể lấy thông tin bất kể lúc nào mà họ muốn.
- Thông báo các vị trí cần tuyển dụng và những miêu tả cụ thể về công việc trong hộp thư tự động trả lời. Người có nhu cầu xin việc sẽ luôn nhận được thông tin cập nhật và ngay lập tức.
- Đưa ra các tờ rơi miễn phí và post sẵn trong các hộp thư tự động trả lời. Đây là một phương pháp marketing chuẩn mực để cho các khách hàng tiềm năng thấy được chuyên môn của bạn.
- Đặt tất cả các thư chào hàng của bạn vào hộp thư tự động trả lời. Kèm theo cả các mẫu đơn đặt hàng ở cuối mỗi thư chào hàng và khuyến khích người nhận điền thông tin đặt hàng và email lại cho bạn.
- Sử dụng autoresponder để cảm ơn những người gửi thông tin cho bạn. Làm như vậy khách hàng sẽ biết được rằng bạn đã nhận được thư của họ và bạn mong chờ nhận được thư hồi âm của họ.
- Thiết lập một danh mục tất cả những thông tin mà bạn cung cấp trong hộp thư tự động trả lời. Và đưa chúng vào một lá thư tự động gửi, cho phép khách hàng nhận được tất cả những thông tin đó.