Tất cả các số điện thoại liên hệ trong bản khai đăng ký tên miền đều là yêu cầu bắt buộc phải có khi nộp hồ sơ đăng ký tên miền (riêng số fax liên hệ nếu chưa có vẫn có thể chấp nhận). Khi đăng ký, cập nhật hồ sơ cần phải nhập các số điện thoại, số fax của chủ thể đăng ký tên miền theo quy tắc bao gồm đầy đủ mã nước, mã vùng và số điện thoại, số fax: Mã nước - mã vùng - số điện thoại. (Ví dụ: + 84- 4-36641876 + 84- 4-36644224).
1. Các quy định về thông tin liên hệ khi đăng ký, cập nhật dữ liệu tên miền:
a. Các thông tin bắt buộc phải cung cấp khi đăng ký
- Số điện thoại.
- Email liên hệ.
b. Số điện thoại, số fax liên hệ:
Tất cả các số điện thoại liên hệ trong bản khai đăng ký tên miền đều là yêu cầu bắt buộc phải có khi nộp hồ sơ đăng ký tên miền (riêng số fax liên hệ nếu chưa có vẫn có thể chấp nhận). Khi đăng ký, cập nhật hồ sơ cần phải nhập các số điện thoại, số fax của chủ thể đăng ký tên miền theo quy tắc bao gồm đầy đủ mã nước, mã vùng và số điện thoại, số fax: Mã nước - mã vùng - số điện thoại. (Ví dụ: + 84- 4-36641876 + 84- 4-36644224).
c. Địa chỉ Email liên hệ:
Tất cả các địa chỉ Email liên hệ trong bản khai đăng ký tên miền đều là yêu cầu bắt buộc phải có khi nộp hồ sơ đăng ký tên miền. Khi cập nhật hồ sơ đăng ký, cần phải nhập đầy đủ các địa chỉ Email liên hệ của chủ thể đăng ký tên miền, trong đó ít nhất phải có 01 Email của chính chủ thể đó .
Trong trường hợp có nhiều Email liên hệ, có thể nhập nhiều hơn một địa chỉ Email cho mỗi thành phần này, các địa chỉ Email này được ngăn cách nhau bằng một dấu chấm phẩy (;).
2. Tên chủ thể đăng ký:
Trong hồ sơ đăng ký, tên chủ thể phải đảm bảo tuân thủ theo các quy tắc sau:
a. Chủ thể trong nước:
- Chủ thể là cá nhân người Việt Nam: Cần ghi rõ "Ông" hoặc "Bà" trước họ tên cá nhân.
- Với chủ thể là các tổ chức, các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam: Phải ghi rõ ràng tên tổ chức, doanh nghiệp theo đúng tên trong giấy phép hoạt động hoặc quyết định thành lập (không viết tắt). Đối với doanh nghiệp, phải ghi đầy đủ loại hình doanh nghiệp (Tổng công ty, Công ty, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh, Văn phòng đại diện Công ty, v.v...) trước tên doanh nghiệp. Không được sử dụng các hình thức viết tắt tiếng Việt như: Cty, CT, Tổng Cty hay tiếng Anh như Co, Co. Ltd hoặc Corp.
- Nếu trong tên chủ thể có chứa một số cụm từ thông dụng như "Trách nhiệm hữu hạn", "Ủy ban nhân dân", "Trung ương" sẽ chuyển thành dạng viết tắt tương ứng: TNHH, UBND, TW.
b. Chủ thể nước ngoài:
- Chủ thể là cá nhân người nước ngoài: Phải ghi rõ thông tin xác định giới tính trước họ tên chủ thể. Cụ thể: "Mr" trước tên riêng đối với nam và "Ms" trước tên riêng đối với nữ.
- Với chủ thể là tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài chưa có hoạt động, chưa có văn phòng đại diện tại Việt Nam đăng ký tên miền qua các Nhà đăng ký tên miền: Nhà đăng ký có trách nhiệm cập nhật rõ ràng tên của tổ chức, doanh nghiệp đăng ký. Đối với các doanh nghiệp phải xác định và ghi rõ loại hình doanh nghiệp là "Co" hay "Group" sau tên doanh nghiệp trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu của VNNIC.
3. Quy định về địa chỉ đăng ký tên miền:
a. Với các địa chỉ trong nước:
Bắt buộc phải kết thúc bằng tên các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (không có các cụm từ Việt Nam hoặc VN đứng sau cùng). Trừ Thành phố Hồ Chí Minh do quá dài, được viết tắt là "TP HCM", các tên tỉnh, thành phố còn lại phải được viết theo đúng tên địa giới hành chính đã được Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định. Tên 63 tỉnh, thành phố phải được viết theo đúng tên địa giới hành chính đã được Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định.
b. Với các địa chỉ nước ngoài:
Phải kết thúc bằng tên viết đầy đủ của các quốc gia đã được quy định tại tiêu chuẩn ISO 3166 (xem phụ lục số 1).
4. Điều khoản thi hành:
a) Phụ trách các đơn vị thuộc Trung tâm Internet Việt Nam có trách nhiệm phổ biến cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị mình thực hiện đúng nội dung quy định này.
b) Các nhà đăng ký tên miền theo đầu mối liên hệ ghi trong hợp đồng nhà đăng ký tên miền .VN có trách nhiệm phổ biến đến các cán bộ liên quan trong đơn vị mình đảm bảo thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ liệu đăng ký của khách hàng theo đúng nội dung quy định này.
c) Các cơ sở nhận đăng ký có quyền từ chối hồ sơ khi chủ thể đăng ký không tuân thủ các quy định này.
d) Phòng Quản lý Tài nguyên Internet có trách nhiệm:
- Hướng dẫn, kiểm tra, nhắc nhở các đơn vị thực hiện đúng theo bản quy định này và báo cáo kết quả thực hiện với Lãnh đạo Trung tâm.
- Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phản ánh kịp thời với Lãnh đạo Trung tâm để xem xét, bổ sung, sửa đổi.