Nằm trong chiến lược chung marketing của công ty, quản trị nội dung còn là một trong những hoạt động để quảng bá wesite. Xuất phát từ mục tiêu hoạt động của web site công ty có thể xây dựng cho mình một hệ thống quản trị nội dung website.

Trong thực tế không phải công ty nào cũng tiếp cận khái niệm quản trị nội dung web site theo đúng định hướng chiến lược, phần đông thường chỉ thực sự nghĩ đến việc quản trị web site sau khi web đã đi vào vận hành và ở trong một hay vài tình huống sau:

• Web site chưa đáp ứng được những gì mà nó phải mang lại cho doanh nghiệp
• Nội dung chưa phong phú, không được cập nhật thường xuyên
• Khách hàng hay đối tác chê website không đẹp, thiếu ấn tượng
• Web site đã xây dựng, đã vận hành không theo đúng hướng như kế hoạch ban đầu
• Doanh nghiệp đã thực sự nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của web site trong chiến lược chung của công ty
• Doanh nghiệp không có cán bộ chuyên trách phụ trách việc cập nhật và quản trị nội dung, hầu hết đều là kiêm nhiệm, hơn nữa đây lại là việc chê nhiều khen ít nên không mấy ai muốn đảm nhiệm và viện ra đủ mọi lý do để thoái thác như bận việc, các phòng ban, bộ phận khác không chịu cung cấp tư liệu…, việc cập nhật và quản trị nội dung web site vì thế bị trì hoãn, ảnh hưởng tới việc thực hiện sứ mạng của website
• Các đối tác khác gặt hái được những thành công nhất định qua website trong khi web site của công ty chưa phát huy được tác dụng.
• Bị ấn tượng bởi một website nào đó
• …

Giải quyết những tình huống đó cũng chính là những công việc mà cập nhật và quản trị nội dung phải đảm nhiệm. Nghe có vẻ rắc rối, đúng vậy mọi việc chỉ thực sự trở nên rõ ràng khi có một mục đích cụ thể, yêu cầu cho các công việc cần làm và chỉ ra được những thứ tự ưu tiên. Để có lập kế hoạch cho việc quản trị nội dung xin hãy tham khảo quy trình sau:

Quy trình quản trị nội dung thường bao gồm các công việc trong sơ đồ sau:

Như vậy việc cập nhật và quản trị nội dung đòi hỏi phải có một ban biên tập gồm các cán bộ biên tập và ít nhất một cán bộ quản trị. Tránh để việc quản trị nội dung phụ thuộc vào cảm tính chủ quan của một cán bộ duy nhất, công ty bạn nên thành lập ban biên tập có các thành viên là các cán bộ các phòng ban. Hãy dùng các quyết định hành chính để thành lập, phân quyền, giao việc cụ thể cho từng cán bộ, kèm theo đó nên có những quyết định khen thưởng, kỷ luật…

Vấn đề tổ chức cho quản trị nội dung đã được giải quyết, vậy các cán bộ quản trị cần phải có kỹ năng gì để thực thi việc biên tập nội dung? Dưới đây là các kiến thức và kỹ năng cơ bản mà các cán bộ biên tập nội dung cần phải có

Trong khi kiến thức về sản phẩm, công nghệ và dịch vụ của công ty luôn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhân viên vì vậy không khó để thực hiện yêu cầu này, thì các kỹ năng về ngôn ngữ, đồ hoạ, thiết bị ngoại vi…lại đòi hỏi tự trang bị hay tham dự một khoá học ngắn hạn. Vấn đề đặt ra ở đây chính là các cán bộ phải bố trí thời gian để củng cố các kỹ năng trong khi vẫn phải đảm nhiệm công việc thường ngày. Hơn nữa các kỹ năng về đồ hoạ thì cần phải được thực hiện với khả năng cảm thụ về màu sắc, sử lý màu, ánh sáng cho ảnh…những khả năng này không phải cứ học là làm được.

Vậy có nên sử dụng chuyên gia bên ngoài không? Câu trả lời tuỳ thuộc vào mức độ đáp ứng được các điều kiện của quản trị nội dung, trong trường hợp công ty của bạn không thể hội đủ các điều kiện của quản trị nội dung thì các gói dịch vụ cập nhật và quản trị nội dung dưới đây của vmcc sẽ là lựa chọn thích hợp